Warum das Handbuch niemals fertig wird

„Nur noch dieses eine Kapitel, dann ist das Handbuch fertig.“

„In diesem Zustand kann ich das niemandem zeigen, das muss ich erst überarbeiten!“

Kennen Sie diese Aussagen auch?

Seien Sie beruhigt. Das geht allen Qualitätsbeauftragten so.

Es ist und bleibt eine Baustelle

Glauben Sie nicht, dass Sie jemals damit fertig sein werden. Wenn Sie am Ende des Handbuchs angekommen sind, fangen Sie vorne wieder an. Morgen wird schon wieder eine neue Information ins Haus kommen, die eine Änderung nach sich zieht.

Aber deswegen das Handbuch verstecken? Nein, keinesfalls! Schluss damit!

Das QM-Handbuch bleibt beständig im Fluss. Und egal, wie sehr Sie sich anstrengen, es wird „gefühlt“ niemals fertig sein.

Freunden Sie sich mit dem Gedanken an, dass Sie immer nur eine Momentaufnahme abbilden können. Eine Ergänzung kann jederzeit erfolgen, damit "lebt" das Handbuch. Solange Sie daran arbeiten, ist es mit Leben gefüllt. Der ständige Wandel gehört dazu. Wenn es fertig ist, wird es in die Ecke gestellt. Dann stirbt es langsam ab. Und das wäre doch viel zu schade.

Alles fließt, Stillstand gibt es nicht

Es gibt immer etwas zu verbessern, für jeden und in allen Bereichen. Dazu gehören natürlich auch die täglichen beruflichen Abläufe. Neue Gerätschaft, neue Kollegin, eine ungewöhnliche Verordnung? Das ändert unseren Blickwinkel und wirkt sich oft auf gewohnte Handlungsabläufe aus. Manche Abläufe können nicht wie gewohnt durchgeführt werden und machen eine Änderung erforderlich. Das nennt sich „Kreislauf der ständigen Verbesserung“ und ist ein Instrument im QMS.

Es kann jederzeit darin gelesen werden. Von allen, die es interessiert. Es ist öffentlich. (Natürlich nur in der Apotheke.) Das haben Sie geschafft! Gratuliere!

Wie Sie dran bleiben

• Machen Sie sich einen Plan. Nehmen Sie sich einen Zeitrahmen vor, in dem Sie Vorschläge und Änderungen sichten und erfassen. Sinnvoll ist ein Intervall von zwei bis vier Wochen, je nach Aufkommen der Wünsche und Vorschläge der Kollegen. Halten Sie Ihren Zeitplan unbedingt ein.
• Bleiben Sie im Thema, so dass Sie mit den Inhalten vertraut sind und sofort wissen, wo Sie stehen. Wenn zu viel Zeit verstreicht, dann wird die Hürde für eine schnelle und unkomplizierte Umsetzung immer höher und Sie verschieben es immer wieder auf später.
• Beziehen Sie die Kolleginnen mit ein. Zeigen Sie, dass Sie alle gemeinsam mit und für QM arbeiten. Sie brauchen Ihre Kollegen! Jeder ist für seinen Bereich Experte und will auch als solcher wahrgenommen werden. (Positiver Nebeneffekt: Anerkennung ist grundsätzlich jedem Mitarbeiter wichtig. Übertragene Verantwortung tut gut.) Wenn Sie alles allein schreiben, ist den Kollegen das Handbuch fremd. Es wäre ein Mysterium, an das sich niemand herantraut. Es kostet viel Zeit und Mühe, alle ins Boot zu holen. Fangen Sie frühzeitig damit an!
• Fragen Sie im Team gelegentlich nach Veränderungen in den Abläufen. Damit signalisieren Sie zum Einen Interesse und zum Anderen können auch die Kollegen den Faktor Zeit aus dem Blick verlieren. Mit Ihrer kleinen Erinnerung schubsen Sie die Kollegen an und erinnern an ihre Verantwortung.

Sie sind die Qualitätsbeauftragte!

Wenn Sie dran bleiben, bleiben auch die Kollegen dran.

Sie behalten die Kontrolle, dass das Handbuch aktuell ist. Ihre Kollegen verlassen sich auf Sie.

Sie haben als Verantwortliche für das Handbuch den Überblick, dass es auch vollständig ist.

Der Pharmazierat oder die nächste Praktikantin kann gerne in Ihr QM-Handbuch schauen.

Es lebt und ist im Wandel, das können Sie dokumentieren. Jederzeit.

An welchem Punkt hängen Sie gedanklich gerade fest?

Schreiben Sie es in die Kommentare! Ich bin gespannt!